第一章 总则

第一条　为了健全和加强安徽省机械行业联合会（以下简称为联合会）的管理，实现档案收集、整理、保管，逐步走入标准化、规范化，达到档案集中统一管理，特制订本制度。

第二条　联合会档案工作的管理实行纸质和电子文件合一的管理，对全部档案进行统一管理。

第三条　联合会档案管理工作由秘书处全权实施，办公室具体负责。

第四条　办公室有专人管理联合会的全部档案（包括：纸质、电子、照片、图表、声像等），负责档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、提供利用、统计、编研、移交、销毁和安全。

第二章 归档内容

第五条　为了完整、系统地保存协会的文件、资料、录音、录像、磁盘、照片等各种载体档案，凡是属于联合会的活动、具有考查利用价值的，均属归档范围。

1、上级单位颁发的属于联合会主要业务并要执行的文件以及普发的、非联合会主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；

2、上级领导视察、检查联合会工作时的重要批示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

3、联合会召开的会员代表大会、理事会、业务会议等会议的全套文件以及录音、录像、照片等材料；

4、联合会颁发的各种文件材料的签发稿、印制稿及重要的修改稿；

5、联合会内部活动形成的总结、报告等重要材料；

6、联合会领导公务活动中形成的重要信件、电报、传真、电话记录，从外地带回的与联合会业务有关的文件材料；

7、联合会成立、合并、撤销、更名、启用印章、人员编制等文件材料；

8、联合会制定的工作条例、章程、制度等材料；

9、联合会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等；

10、联合会财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

11、以联合会名义通过新闻媒体、报刊杂志对外发表的文章、消息及上网材料的清样、底稿等；

12、其他应归档的文件材料。

第三章 归档要求

第六条 档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一

起,不得分开,文电应合一归档。不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。?

第四章 立卷程序

第七条　联合会开展的各项工作和活动由相关人员负责记录并交由办公室归档，一个年度需要立卷的文件材料必须收集齐全完整。

第八条　立卷程序

1、分类。在文件收集齐全的基础上，将文件按年度、内容、保管期限等特征逐项分开。

2、组合。将经过分类的文件，按一定形式组合起来。组合要以问题为主，兼顾其它特征，使其联系紧密，年代不混、保管期限准确。

3、编目。将经过组合以后的文件，进行系统的排列和编目。

第五章 管理和利用

第九条　联合会档案原则上仅供联合会工作人员查看。需要查阅档案时，须经办公室同意。

第十条　被查阅的档案必须保持整洁，严禁涂改、翻印、抄录 、转借和遗失，如确属工作需要摘录和复印，经办公室同意后方可摘录和复印。

第十一条　在查阅档案过程中，如有任何遗失、损失，将按情节轻重程度追究当事人责任。

第十二条　保存档案必须安全，装具要有防火、防盗、防潮、防虫、防尘等功能，保持清洁，做到经常检查，发现问题及时解决。

第十四条　编制必要的检索工具、编辑有关档案文件汇编和参考资料。

第十五条　对已超过保管期限需要销毁的档案，必须在案卷目录上予以注明。

第六章　附则

第十六条　本制度解释权、修改权归联合会秘书处。

第十七条 本制度自制订之日起生效。

2015年3月14日